Lập danh sách khách mời đám cưới: chia nhóm, ước số khách và chốt bàn
Cách lập danh sách khách mời đám cưới không sót người: chia theo nhóm, ước tỉ lệ khách đến, tính số bàn dự phòng, và cách hỏi khách có đến hay không mà không phải gọi từng người.
Danh sách khách mời là gốc của gần như mọi con số trong đám cưới: số bàn, số thiệp, cỡ sảnh, cả số tiền đặt cọc nhà hàng. Lập sớm và lập kỹ thì những việc sau đều dễ. Bài này đi từng bước, từ viết danh sách thô tới chốt số bàn với nhà hàng; việc ấy nằm ở mốc nào trong cả quá trình chuẩn bị thì xem Checklist chuẩn bị đám cưới.
Bước 1: Viết danh sách thô
Mỗi người — cô dâu, chú rể, bố mẹ hai bên — tự viết danh sách của mình, chưa cần lọc. Mở danh bạ điện thoại, nhóm Zalo, danh sách lớp, danh sách phòng ban để khỏi sót. Với mỗi người ghi:
Họ tên, cách xưng hô (anh, chị, cô, chú…).
Thuộc nhóm nào.
Đi một mình hay đi cùng người nhà (vợ/chồng, con).
Số điện thoại hoặc kênh liên lạc.
Bảng tính trên điện thoại hay máy tính là đủ — miễn là cả nhà cùng xem, cùng sửa được.
Bước 2: Chia nhóm
Chia theo nhóm thì sắp chỗ ngồi và gửi thiệp đều dễ hơn:
Họ hàng nhà trai / nhà gái — chia tiếp nội, ngoại.
Bạn bố mẹ — hàng xóm, bạn cơ quan cũ.
Bạn của cô dâu / chú rể — bạn học từng cấp, bạn thân.
Đồng nghiệp — chia theo phòng, theo công ty.
Khách đặc biệt — thầy cô, sếp, đối tác.
Bước 3: Lọc danh sách
Danh sách thô thường dài hơn sức chứa. Vài câu hỏi giúp lọc:
Hai bạn đã gặp người này trong một, hai năm gần đây chưa?
Họ có mời hai bạn (hay bố mẹ) dự đám cưới nhà họ chưa?
Nếu không mời, sau này gặp có ngại không?
Người lớn thường có danh sách dài nhất — nên bàn trước với bố mẹ một con số cho mỗi bên, rồi để mỗi bên tự lọc trong con số ấy.
Bước 4: Ước số khách thực tế
Không phải ai được mời cũng đến. Ước chừng:
Họ hàng gần, bạn thân: gần như đến đủ.
Đồng nghiệp, bạn học: thường đến khoảng 60–80 %.
Khách ở xa, khách quen sơ: có thể chỉ một nửa.
Cộng thêm người đi kèm (vợ/chồng, con nhỏ) rồi chia cho số ghế mỗi bàn (thường 10 người) để ra số bàn dự kiến.
Bước 5: Hỏi khách có đến không
Đây là bước nhiều nhà bỏ qua, rồi tới ngày cưới mới biết thừa hay thiếu bàn. Có hai cách:
Gọi điện / nhắn tin hỏi từng người — chắc chắn nhưng mất thời gian, khó với danh sách vài trăm người.
Để khách tự báo trên thiệp online — khách bấm nút xác nhận tham dự, chọn đi mấy người; hai bạn xem tổng số trên một màn.
Nên kết hợp: thiệp online cho phần lớn khách, gọi điện cho người lớn tuổi và khách quan trọng.
Bước 6: Chốt bàn với nhà hàng
Báo số bàn chính thức khoảng một tuần trước ngày cưới (hỏi nhà hàng hạn chót).
Đặt thêm 1–2 bàn dự phòng cho mỗi 20 bàn — khách đi thêm người, khách không báo mà vẫn đến.
Hỏi nhà hàng chính sách bàn dự phòng: chưa dùng thì có tính tiền không.
Sắp chỗ ngồi theo nhóm đã chia, để người quen ngồi cùng nhau.
Theo dõi khách đến bằng thiệp Remember
Trên thiệp cưới của Remember, khách bấm nút xác nhận tham dự ngay trên thiệp, báo có đến không và đi mấy người. Hai bạn xem tổng số khách đến, số người đi kèm và từng câu trả lời ở tab Khách mời của thiệp, xuất ra Excel khi cần đưa nhà hàng. Cách bật và đọc số liệu ở Cách nhận xác nhận tham dự và đếm số khách sẽ tới.